
e-Adatközlés
Bevezető
Az e-Adatközlés lehetővé teszi az auditálásban részt vevőknek a Matesz által auditált kiadványok adatainak közlését a Matesz felé.
Az e-Adatközlés alkalmas mind a Print-Audit, mind a Print-Gyorsjelentés, mind a Digit-Audit és mind a Digit-Gyorsjelentés adatok közlésére, így az adatokat csak egyszer kell feltölteni (a gyorsjelentéskor), illetve az auditadatok közlésekor csak felül kell írni az esetleges eltéréseket.
Az adatok közlését az itt felkínált e-adatlapok, illetve adatfeltöltési felület segítségével lehet megtenni.
Az adatok összegzése automatikus. Amennyiben az alapadatok (megjelenésenként és nyomdánként/terjesztési csatornánként) pontosak, a továbbiakban csak az eredményeket kell figyelni. A számszaki hibák az adatfelvitel pillanatában megjelennek az e-adatlapokon, ezeket azonnal ellenőrizni lehet.
Hozzáférési jogosultság
Adatközlésre csak azon személy jogosult, akit az adott kiadó hivatalosan megnevezett, és a Matesznél ilyen minőségben vannak nyilvántartva (audit-kontaktszemély).
Az audit-kontaktszemélyeknek nem kell regisztrálniuk a Matesz website-on, az ő regisztrációjukat a Matesz-titkárság automatikusan elvégzi, és a bejelentkezéshez szükséges adatokat elküldi e-mailben.
FONTOS: felhívjuk a kiadóvállalatok vezetőinek figyelmét arra, hogy amennyiben változás történik az általuk megnevezett audit-kontakszeméllyel kapcsolatosan, erről azonnal értesítsék a Matesz-titkárságot – ez nélkülözhetetlen az auditált kiadványok zökkenőmentes adatközléséhez.
e-adatlapok
Az adatközlést egyéni e-adatlapok előállítása során letöltött Excel e-adatlapok segítségével lehet megtenni. Az e-adatlapot a kiadó által kinevezett audit-kontaktszemély hozza létre a saját oldalán.
Egyéni e-adatlapok előállítása
Az audit-kontaktszemély saját maga állítja előre a számára megfelelő e-adatlapot.
Az egyéni beállításokat itt lehet megtenni.
Adatfeltöltés
A kitöltött e-adatlapokat továbbítani kell a Matesz szerverére.
Az adattovábbításhoz minden audit-kontaktszemély egy e-mailt kap, amely tartalmazza az általa közlésre jogosult lapokhoz tartozó linket. A link segítségével eléri azt a felületet, ahonnan az adott kiadvány e-adatlapját feltöltheti a Matesz szerverére.
Feltöltési határidők
Az adatok feltöltési határidőket a Matesz-szabályok rögzítik, melyek szerint:
-
a Print-Audit adatközlés határideje a tárgyi audit-időszakot követő negyedév utolsó munkanapja.
-
a Print-Gyorsjelentés adatközlés határideje a tárgyi negyedévet követő hónap utolsó munkanapja.
A fenti határidők lejártakor a feltöltési felületek automatikusan bezáródnak, ezt követően itt adatokat nem lehet közölni. Ilyen esetben, kérjük, vegyék fel a kapcsolatot a Matesz-titkársággal.
A fenti határidőktől az újonnan auditálásra jelentkezett kiadványok esetében eltérünk.
Ellenőrzés
A feltöltést követően a szerverünk közli az adatok összesítését, és egyben jelzi az esetleges hibákat. Kérjük, hogy figyelmesen nézze át a felkínált összesítőt!
Jóváhagyás
Az adatokat az audit-kontaktszemély jóváhagyja, és ezzel az adatok felkerülnek a Matesz szerverére további feldolgozásra.
FONTOS: Számszakilag hibás adatokat szerverünk nem fogad el. Ez esetben újból át kell tekinteni az adott e-adatlapot, és ezt korrigálva újból fel lehet tölteni.
Elismervény
A jóváhagyást követően kiállítunk egy elismervényt, amely rögzíti az adatközlés megtörténtét és ennek adatait. Az elismervény a website-ról letölthető.
Auditáláskor
Az auditáláshoz feltöltött e-adatlapot a könyvvizsgálóhoz továbbítjuk, és ez fogja képezni az ellenőrzés tárgyát.
A könyvvizsgáló az általunk megküldött állomány birtokában végzi el az auditálást.
Kérjük, hogy az auditálás alatt történő bármilyen adatmódosítást az e-adatlapra vezessék át.
Kérjük továbbá, hogy az auditálás elvégeztével a végső (módosított és az auditáláson átesett) e-adatlap másolatát adják át elektronikus formában a könyvvizsgálónak.
Az így átvett állományt a könyvvizsgáló a Matesznek továbbítja, és az auditjelentés elfogadását követően ez képezi majd a Matesz Terjesztési bizonyítvány, illetve adatközlés alapját.
A Matesz-szabályok értelmében ezt az állományt (mint minden, az auditálás tárgyát képező dokumentumot) a kiadónak az auditálást követő egy évig tárolnia kell.