Audit szabályok

1. Meghatározások

1.1. Digitális példány – a nyomtatott példány digitális megfelelője, mely elektronikus úton külön entitásként kerül terjesztésre, és amelynek az alábbi közös vonásai vannak a nyomtatott példánnyal:

a) Kiadvány címe. Kivételt képez az az eset, amikor a digitális példány címe az elektronikus jellegére és/vagy terjesztésére vonatkozó elemeket tartalmaz;

b) Megjelenési dátum;

c) Megjelenési gyakoriság;

d) Rendelkezik a nyomtatott példányéval megegyező egyedi azonosítóval;

e) Mind a szerkesztőségi, mind a hirdetési tartalma teljesen megegyezik a nyomtatott példány tartalmával. Kivételt képez a digitális technológából adódó további hozzáadott tartalom, illetve tartalomgazdagítás (pl. rich media hozzáadása egy hirdetéshez), illetve, ha a digitális terjesztési módból adódó módosításokat tartalmaz. További kivételt képez az a nyomtatott példányban megjelentetett tartalom, amelyet illegális közölni digitális formában.

1.2 Referenciapéldány – az a nyomtatott példány, amelynek a digitális példány a mása.

1.3. Rendelkezésre állás –a digitális példány elérhetősége a fogyasztó által.

1.4. Rendelkezésre állási idő – az az időintervallum, amíg a digitális példány a fogyasztó által elérhető.

1.5. Hozzáférés – a fogyasztó hozzáférése a digitális példányhoz, amely a tartalomhoz való bejelentkezéssel, ennek letöltésével, e-mailben való elküldéssel stb. történik.

1.6. Megjelenési szám – a nyomtatott és digitális példányokon feltüntetett egyedi azonosító, amely megtalálható az összes, az adott megjelenéshez kapcsolódó dokumetumban (sorszám, megjelenési dátum stb.).

1.7. Digitális példány terjesztési ciklusa – a digitális kiadvány két megjelenése között eltelt idő, melynek vége a referenciapéldány következő lapszámának megjelenésével egybeesik.

1.8. Digitális példány megjelenési gyakorisága – megegyezik a referenciapéldány megjelenési gyakoriságával.

1.9. Fizetős digitális példány – értékesítésre szánt példány, melynek birtokbavételéhez a fogyasztóknak fizetniük kell.

1.10. Értékesített digitális példány – az a digitális példány, mely értékesítése révén a kiadó árbevétele eléri a referenciapéldány alapárának 30%-át.

1.11. Ingyenes digitális példány – ingyenesen terjesztett, vagy olyan fizetős digitális példány, amely értékesítése révén a kiadó árbevétele nem éri el a referenciapéldány alapárának 30%-át.

1.12. Kéretlen digitális példányok – a kéretlenül terjesztett digitális példányok nem kerülnek jelentésre.

1.13. Előfizetéses digitális példány – értékesített digitális példány, amelyet szerződés alapján egyéneknek vagy jogi személyeknek (előfizetőknek) juttatnak el egy előre meghatározott időszakra, előre meghatározott összegért (előfizetési díj), mely összeget az előfizetők előre fizetnek ki. Az előfizetési díjak beszedését, a címlisták kezelését és a példányok szolgáltatását a kiadók közvetlenül, vagy az általuk megbízott jogi személyek egyaránt elvégezhetik.

1.14. Darabonként értékesített digitális példány – egyenként értékesített digitális példányok. Amennyiben egy ügyfél egy adott intervallumban megjelenő digitális példányok csak egy tetszőlegesen lehívható részére fizet elő (pl. egy félév megjelenéseinek felére), ezen példányok darabonkénti értékesítésnek számítanak.

1.15. Mennyiségi értékesítés – azok a digitális példányok, amelyeket a kiadók olyan közvetítőknek értékesítenek, akik a digitális példányok további terjesztéséről tételes elszámolást nem végeznek, vagy a digitális példányokat ingyenesen terjesztik tovább. Ebbe a kategóriába sorolandók a szponzorált példányok is (pl. amikor egy hirdető saját célra megvásárolja a példányszám egy részét).

1.16. A digitális példányok esetében a nyomtatott, külföldre terjesztett, ingyenes promóciós, illetve remittendát nem kell meghatározni és jelenteni.

1.17. Duplikáció – amennyiben egy ügyfél mind a nyomtatott (referencia), mind a digitális példányra szerez jogosultságot, az adott példány duplikál. A duplikációarányokat ki kell mutatni az auditálás során.

1.18. Saját kiszolgálás – a kiadó által, vagy a tulajdonában lévő cég által üzemeltetett digitális példányokat kiszolgáló rendszer.

1.19. Külső kiszolgálás – a kiadótól független cég által üzemeltetett digitális példányokat kiszolgáló rendszer.

1.20. Audit tárgyi időszak

Az audit tárgyi időszak megegyezik a nyomtatott példányok auditálásának időszakával, azaz naptári negyedévek és/vagy félévek.

A nyomtatott példányok auditálásával szemben, a digitális példányok auditálása folyamatosan zajlik.

1.21. Adatközlés

A digitális példányok auditálásának eredménye a nyomtatott példányok auditálásának eredményével egyszerre kerülnek nyillvánosságra, a digtális audit bizonyítványa formájában. A digitális példányszám-adatok összeadásra kerülnek a nyomtatott példányokkal.

2. A digitális példányok auditálása

2.1. A digitális példányok a jelen és az egyéb érvényes Matesz-szabályok figyelembevételével kerülnek auditálásra.

2.2. Csak olyan kiadványok digitális példányait lehet auditálásra regisztrálni, amelyek alá vannak vetve a print-audit szolgáltatásának. Digitális példánynak csak azt a kiadvány megjelenését tekintjük, mely a referenciapéldányainak digitális megfelelője. A digitális példányok auditálási időszaka megegyezik a referenciapéldányok auditálási időszakával.

2.3. Amikor a kiadó regisztrál a kidásában lévő digitális példányok auditálására, nyilatkoznia kell arról, hogy a digitális példányok kiszolgálása saját, vagy külső rendszerrel történik. Amennyiben a kiszolgálási rendszerrel változás történik, a kiadónak erről értesítenie kell a Matesz-t, még a bevezetés előtt, hogy az auditálás folytatásáshoz szükséges lépések megtörténjenek. Ellenkező esetben a Matesz nem garantálja az új rendszerben terjesztett példányok auditálását.

2.4. A digitális példányok auditálása során az alábbi elveket kell alkalmazni:

a) A digitális példányok tartalmának ellenőrzése, a referenciapéldányok tartalmi megfelelése végett;

b) Minden terjesztett digitális példány esetében elegendő bizonyítékot kell felmutatni az alábbiakhoz:

• i. A digitális példányok igényléséről;

• ii. A digitális példányok rendelkezésére állásáról, értesítési közelezettség esetében, az értesítés megtörténtéről;

• iii. Értékesített példányok esetében, az alapárhoz viszonyított legalább 30%-os árbevétel meglétéről.

c) Meg kell győzödni arról, hogy a címzettek értesültek arról, hogy minden egyes általuk igényelt digitális példány a terjesztési cikluson belül rendelkezésükre állt;

d) Elegendő információt kell szerezni arról, hogy egy adott ügyfelet azonosítani lehessen, mind a tényleges cég–ügyfél kapcsolat, mind az ügyfél aktivitásának, mind a pénzügyi tranzakciók megállapításához.

2.5. A digitális példány kiadója köteles e-mailben értesíteni a Matesz-t (vagy a Matesz által megbízott személyeket) a digitális példány rendelkezésére állásáról, minden felhasználó tekintetében, akik a digitális példányokat igényelték.

2.6. A digitális példány kiadója köteles pontos nyilvántartást vezetni azokról, akiket e-mailben értesít a digitális példányok rendelkezésre állásáról.

2.7. A kiadó köteles a terjesztési cikluson belül korlátlan és folyamatos hozzáférést biztosítani a Matesz-nek (vagy a Matesz által megbízott személyeknek) minden egyes digitális és referenciapéldányhoz. Ezenkívül, a kiadónak el kell juttatnia a Matesz-hez az összes, a digitális terjesztést érintő (előfizetési) akciók, promóciók teljes anyagát.

2.8. Amennyiben egy digitális példány tartalma nem felel meg a jelen szabályozás 1.1. paragrafusában rögzített feltételeknek, az adott megjelenés összes digitális példányát törölni kell a jelentésből.

2.9. Az igénylés nélkül terjesztett digitális példányokat törölni kell a jelentésből.

2.10. A digitális példányok rendelkezésre kell álljanak minden igénylőnek a terjesztési cikluson belül, az alábbiak szerint:

• Napilapok esetében – az adott megjelenési nap végétől visszamenőlegesen számított összesen maximum 2 óra kiesés mellett;

• Hetente kétszer megjelenő lapok – maximum 24 óra kiesés mellett;

• Hetilapok esetében – a terjesztési ciklust végét megelőző nap végéig visszamenőlegesen számított maximum 48 óra kiesés mellett;

• Kéthetente megjelenő lapok esetében – a terjesztési ciklus végét megelőző nap végéig visszamenőlegesen számított maximum 72 óra kiesés mellett;

• Havonta és ritkábban megjelenő lapok esetében – a terjesztési ciklus végét megelőző nap végéig visszamenőlegesen számított maximum 120 óra kiesés mellett.

A fentieket meghaladó mértékű kiesések esetében, az adott megjelenés összes példányát törölni kell a jelentésből.

2.11. A kiadó köteles a Matesz-t értesíteni az esetleges kiesésekről. Ennek elmaradása esetében az adott megjelenés összes digitális példányát törölni kell a jelentésből.

2.12. Az auditálás során megállapításra kell kerüljön az, hogy minden jogosult ügyfélnek “terjesztett” példányt akkor lehet számításba venni, ha a jogosultság megszerzését követően az ügyfél a rendelkezésre állási időben legalább egyszer és 90 naponként sikeres kísérletet tett arra, hogy a digitális példányhoz hozzáférjen (login+passworddel belépett az erre alkalmas webes felületre, vagy sikeresen letöltötte a neki járó tartalmat).

2.13. A fizetős digitális példányok auditálása során meg kell határozni azt az ügyfélkört, amely jogosultságot szerzett a kiadvány mindkét – nyomtatott és digitális – példányára. A duplikációról a kiadó köteles értesíteni a Matesz-t. Az ellenőrzés során meg kell határozni a duplikáció arányát. A Matesz nyilvánosságra hozza a duplikáció arányát.

3. A digitális példányok auditálását alátámasztó dokumentumok, információk

3.1. A kiadó felelőssége, hogy gyűjtse, tárolja és az auditornak bemutassa az összes, az auditálást alátámasztó dokumentumot, információt, archívumot vagy bármely bizonyítékot. A kiadó felelőssége az is, hogy az auditálással kapcsolatosan biztosítsa a digitális terjesztést végző partnereinek teljes egyűttműködését a Matesz-szel.

3.2. Általánosságban, a digitális terjesztési szerződések, megrendelések, elszámolások mindegyikét az auditor rendelkezésére kell bocsátani.

3.3. A darabonként értékesített digitális példányok alátámasztásához:

• A digitális példányok végfelhasználóinak listáját;

• A digitális példányok igénylését (megrendelését), a hozzáférés jogcímének megszerzését;

• A példány értékesítéséből származó árbevételt és ennek 30%-ának elérését.

3.4. Az előfizetéses digitális példányok alátámasztásához:

• Az előfizetésekkel kiszolgált személyek listáját;

• Az előfizetések igénylését;

• Az árbevételt és ennek 30%-ának elérésének alátámasztását.

3.5. Az ingyenesen terjesztett digitális példányok alátámasztásához:

• Azon személyek listáját, akiknek terjesztették a digitális példányokat;

• A digitális példányok igénylését.

3.6. A digitális példányokkal megcélzottak listáját megjelenésenként kell vezetni. A listának az alábbiakat kell tartalmaznia:

a) Személyek esetében:

• Teljes név

• Teljes postai cím

• Telefonszám

• E-mail cím

b) Közületek esetében:

• Cég teljes neve

• Teljes cím

• Bankszámlaszám

3.7. E-mail-kiszolgálás ellenőrzéséhez az alábbiak szükégesek:

• A jogosultak teljes e-mail címlistája, megjelenésenként;

• Minden egyes értesítés kiküldését alátámasztó mailszerver-forgalom teljes naplója.

3.8. A duplikációk megállapításához a kiadó a Matesz rendelkezésére kell bocsássa a deduplikáláshoz szükséges információkat:

• Duplikációhoz vezető terjesztési promóciók teljes anyagát;

• Nyomtatott példányok előfizetési listáit;

• Digitális előfizetési listákat.

4. A digitális példányok auditálásának lépései

Az auditálás elvégzésének részleteit az auditálási program tartalmazza, mely a Matesz belső ellenőrzési dokumentuma.

A digitális példányok auditálásához az alábbi lépések szükségesek:

4.1. Regisztráció az auditálásra

A regisztráció során megállapításra kerül: az adott kiadvány milyen protokoll szerint kerül digitális terjesztésre, az elvégzendő feladatok listája és az auditálási díjak.

4.2. Előkészítés

A Matesz felkészíti a kiadót és vagy ennek szolgáltatója a digitális példányok auditálására. Tisztázásra kerülnek az auditálási szabályok, illetve a kiadó/szolgáltató által elvégzendő feladatok.

A Matesz megszerzi a hozzáférést a tartalomhoz, és meghatározásra kerülnek a referenciapéldányok kézbesítésének részletei.

Amennyiben szükséges, a Matesz által előírt ellenőrzési kódok bekerülnek a terjesztési rendszerbe.

4.3. Kiadói adatközlés

A kiadó a nyomtatott példányok adatközlésével egyben (Gyorsjelentés, illetve audit-adatközlés) közli a Matesz-szel a digitális példányokra vonatkozó adatokat.

4.4. Tartalom-ellenőrzés

A tartalom-ellenőrzés folyamatosan zajlik, mintavételes módszerrel.

4.5. Jogosultságok megszerzése

Ellenőrzésre kerül a regisztrációs protokoll, illetve a regisztráltak adatbázisa, ehhez a kiadó, és/vagy ennek szolgáltatója biztosítja az adatokat – mintavételes módszerrel.

4.6. Készenlét

A készenlét-ellenőrzés folyamatosan zajlik, mintavételes módszerrel.

4.7. Hozzáférés

A hozzáférés-ellenőrzés folyamatosan zajlik, mintavételes módszerrel.

4.8. Értesítés

A rendelkezésre álló regisztrációs adatbázis, illetve szervernapló felhasználásával, mintavételes módszerrel.

4.9. Kifizetések

Ezek ellenőrzése a nyomtatott páldányok auditálása alatt történik, a fizetős kiadványok auditálási szabályzatában foglaltak szerint.

A könyvvizsgáló az így megszerzett információt továbbítja a Matesz-hez.

4.10. Deduplikálás

A Matesz elvégzi a nyomtatott és digitális példányok deduplikációját. Az eredmény figyelembevételével kiszámítja a deduplikálás arányát.

4.11. Adategyeztetés

A Matesz a rendelkezésre álló információk alapján a megfelelő korrekciókat elvégzi a kiadói adatközlésben, ezekről tájékoztatja a kiadót.

4.12 Audit lezárása

Amennyiben a kiadó elfogadja a korrekciókat, az auditálás lezártnak tekintendő.

4.13. Adatközlés

A lezárt auditálás adatai közlésre kerülnek úgy, hogy minden esetben kiolvashatók legyenek mind a nyomtatott, mind a digitális példányok.